Conscientes de la importancia y obligatoriedad de cumplir escrupulosamente con la Ley Orgánica de Protección de Datos y el Reglamento Europeo de Protección de Datos, el Colegio Oficial de Administradores de Fincas de Huelva ha firmado un convenio de colaboración con la empresa de Consultoría GrupoIWI –especializada en Protección de Datos y en la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI)– que permitirá al COAF y a sus colegiados llevar a cabo la actualización y adaptación a la normativa.
El acuerdo de colaboración –con una vigencia de dos años desde el momento de las rúbricas– ha sido suscrito entre David Toscano, presidente del COAF de Huelva, y José Juan Lozano, director general de Grupo IWI, y ambos han subrayado la importancia del convenio, ya que se traducirá en seguridad y vigilancia en materia de Protección de Datos tanto en el Colegio como en las comunidades de propietarios que administren los colegiados que también se hagan con los servicios de la empresa.
El presidente David Toscano se ha mostrado satisfecho por la consecución de este acuerdo, no sólo por la importancia de la materia sino también por el momento en el que se produce. De este modo, ambas entidades colaborarán en aras de facilitar un servicio de seguridad y vigilancia a los administradores colegiados, incluyendo el servicio gratuito de adaptación y actualización a la LOPD y el RGPD –en vigor y aplicable a partir del 25 de mayo del presente año 2018–, la resolución de consultas jurídicas en este ámbito, noticias actualizadas sobre lo relacionado con la Protección de Datos y las comunidades de propietarios, así como una jornada de formación en la sede del COAF destinada a los administradores de fincas colegiados colaboradores de despacho.
El director de la consultora Grupo IWI, José Juan Lozano, señaló en el acto de firma del convenio que la protección de datos “siempre ha sido importante” pero se da la circunstancia de que en mayo entra en vigor el nuevo RGPD, con “una serie de cambios que pretenden que se vigile más el uso que se hace de los datos de las personas”.
José Juan Lozano y David Toscano, durante la firma del convenio.
A pesar de que la protección de datos no ha sido hasta el momento una práctica generalizada y asentada en las empresas y organizaciones, Lozano reconoce que precisamente el “sector que más ha cumplido con la protección de datos es el de la administración de fincas, si bien existen muchas comunidades de propietario que no cumplen la normativa”.
Desde la Agencia Española de Protección de Datos han subrayado en varias ocasiones la relevancia de la normativa de Protección de Datos para el ámbito de las comunidades de vecinos y la administración de fincas, sector que constituye uno de los motivos de consulta más frecuentes.
La propia AEPD publicó el pasado año la guía ‘Protección de datos y administración de fincas’ para facilitar a los colegios, profesionales colegiados y comunidades de propietarios el cumplimiento de la normativa, siempre en el marco de la Ley de Propiedad Horizontal.
Además, se analizan algunos supuestos concretos que se han planteado en numerosas ocasiones ante la Agencia, tales como la información publicada en el tablón de anuncios con información privada de los propietarios (por ejemplo, cantidades adeudadas), el acceso y obtención de copias de la documentación de la finca, tratamiento de los datos de los empleados, o requisitos para instalar cámaras de videovigilancia.
Datos con especial protección
El REPD establece un severo control de toda la información susceptible de poder ser sustraída por cualquier malintencionado, y en el ámbito de la administración de fincas puede tratarse de ficheros que pueden contener datos relevantes como el nombre y los apellidos de los comuneros, su DNI o número de identidad, teléfonos particulares o direcciones de de correo electrónico.
Por otro lado, José Juan Lozano se ha referido a las novedades del nuevo Reglamento y las dudas en torno a la nueva figura del DPD (Delegado en Protección de Datos), que no será obligatoria en todas las organizaciones, y “probablemente sólo acabe afectando a la Administración pública y a empresas que traten datos a gran escala”. En este sentido, el director de Grupo IWI ha adelantado que “casi con total seguridad las administraciones de fincas y comunidades de propietarios no tendrán esa obligación de implantar el delegado”.