El Colegio de Administradores de Fincas (COAF) de Huelva acogió la primera sesión formativa de este año 2018, dirigida a nuestros administradores colegiados y que tuvo como ponente al ovetense Juan Carlos Álvarez Rodríguez, Administrador de Fincas con 38 años de experiencia y que explicó a nuestros colegiados la mejor manera de sacar rentabilidad al despacho.
La formación de Juan Carlos Álvarez, titulada ‘Cómo crecer y rentabilizar el despacho del Administrador de Fincas’, levantó una gran expectación en la familia colegial onubense, hasta el punto de que hemos batido un récord de inscripciones. A la misma acudieron, entre otros colegiados y miembros de la junta directiva del COAF Huelva, el presidente y el vicepresidente del Colegio onubense, David Toscano y José Antonio Oria, respectivamente.
Álvarez Rodríguez compartió con nosotros sus conocimientos en gestión empresarial, modelo de negocio, marketing estratégico, así como Coaching para la gestión y la motivación de equipos, con multitud de ejemplos prácticos –y muchas preguntas y dudas de los asistentes– y haciendo partícipe en todo momento a los colegiados participantes, que atendieron a todos los consejos para ganar eficiencia, competitividad y rentabilidad en nuestro despacho de Administración de Fincas.
El arranque de la ponencia sirvió a Juan Carlos Álvarez para introducir los conceptos más importantes sobre la Propuesta de Valor para ser más competitivos, rentabilizar el servicio con la planificación que proporciona el Márketing estratégico, y para dominar el factor precio y el umbral de rentabilidad. Como destacó Álvarez Rodríguez, la estrategia empresarial de la Propuesta de Valor consiste en valorar todas las variables (positivas y negativas) que repercutan en el negocio para, a partir de ahí, crear una estrategia adecuada y potenciar aquellos servicios que más se demandan.
Propuesta de valor y precios
Fue una de las intervenciones prácticas de Juan Carlos Álvarez, poniendo por delante un caso práctico de una comunidad de propietarios, basada en la innovación y la Propuesta de Valor Diferencial, es decir, ¿qué haríamos nosotros mejor que los demás competidores para que nos contraten? Para responder a esta cuestión, habría que averiguar qué necesitan los clientes que actualmente no se está cubriendo según sus expectativas, cuáles son los servicios más importantes desde el punto de vista de los propietarios, de qué manera se pueden eliminar obstáculos, riesgos o reducir costes, etcétera. Entre las herramientas que pueden y deben utilizarse, se encuentra la empatía, analizar desde la otra perspectiva, de la del cliente.
Aquí también caben estrategias de comunicación y marketing como el mailing (correo electrónico), el desarrollo de prácticas aplicaciones (apps), de una sitio web o ampliar la cobertura del servicio.
En el apartado de precios, en aras de ahorrar costes y generar beneficios, Juan Carlos Álvarez ha incidido en la importancia que tiene el precio mínimo (o asequible) a facturar mensualmente. Habría que valorarlo en relación al precio objetivo y también al target costing o precio medio del mercado.
Cuadro de Mando Integral
Álvarez Rodríguez también abordó la herramienta de estrategia empresarial CMI (Cuadro de Mando Integral), que nos ayudará a medir la evolución de la actividad de una empresa, sus objetivos estratégicos y resultados, todo ello en base a cuatro perspectivas: la Financiera, la del Cliente, la de Procesos internos y la de Aprendizaje y crecimiento. En la parte financiera, entrarían aspectos como el rendimiento sobre las inversiones o el valor añadido; en cuanto al cliente, se valoran la satisfacción o la fidelización; los procesos internos tienen en cuenta la calidad, los tiempos de respuesta, el coste, el número de confrontaciones (o quejas) recibidas, o la introducción de nuevos productos-servicios; la formación y el crecimiento tienen que ver con la satisfacción de los empleados o la accesibilidad de los canales de comunicación.
La metodología se centra es optimizar al máximo los esfuerzos y recursos de tiempo y división de tareas en la gestión del despacho profesional, manteniendo una estricta contabilidad de los costes que propicie un crecimiento orgánico del mismo, sabiendo valorar tanto el talento y la motivación, como los fondos propios y sabiéndolos compaginar con el riesgo y la incertidumbre y las tareas de comunicación y ventas.
Proceso de Coaching
En consonancia con todo lo expuesto, la planificación de empresa, en este caso del despacho de Administración de Fincas, también pasaría por un proceso de Coaching a través de la herramienta DAFO, que nos ayudará a identificar debilidades, fortalezas (desde el punto de vista interno) y oportunidades y amenazas (desde el exterior). La empresa podrá diagnosticar la realidad interna y externamente, definir las ventajas empresariales y las estrategias a desarrollar en función de las necesidades. De este análisis DAFO surgirán las potencialidades, riesgos y desafíos para el equipo humano y su empresa, y normalmente se complementa con el análisis CAME (Corregir las debilidades, Afrontar las amenazas, Mantener las fortalezas y Explotar las oportunidades).
Test de Rentabilidad
Entre los numerosos casos prácticos analizados, Juan Carlos Álvarez proporcionó un test de rentabilidad a los administradores participantes, a partir del cual se puede valorar –de cara a un efecto rápido o permanente– medidas como justificar los honorarios más altos, incrementar las horas facturables por persona, encontrar las formas de usar más a los auxiliares en la prestación de servicios, mejorar la rapidez de la facturación y los cobros o desarrollar metodologías para eliminar la duplicación del esfuerzo.
Diferentes modelos de negocio
El Administrador de Fincas repasó asimismo los múltiples Modelos de Negocio que están proliferando en la actualidad en el sector de la Administración de Fincas tales como las Franquicias de Administración de Fincas o de las empresas de multiservicios, que suponen un fuerte reto y competencia para los despachos más tradicionales o convencionales. Para luchar contra ello se citaron algunas de las tácticas para buscar la rentabilidad desde el manejo de la contabilidad, tales como el incremento de honorarios, la reducción de costes o la eliminación de los errores que supone el mantenimiento de clientes improductivos, en función de los costes por hora y el resto de variables.
Sobre el ponente
Juan Carlos Álvarez es Diplomado en Ciencias Empresariales por la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales de la Universidad de Oviedo (junio de 1977), y es colegiado ejerciente como Administrador de Fincas desde el año 1979. Socio fundador y gerente de Urbefincas, también es titulado como Agente de la Propiedad Inmobiliaria desde 1989, y obtuvo asimismo el título de Agente y Corredor de Seguros y de Técnico de Nivel Intermedio en Prevención de Riesgos Laborales. Álvarez también cuenta con el título Certified Property Manager (CPM) otorgado por el Institute of Real Estate Management (IREM) de Chicago (EEUU), con fecha de 10 de noviembre de 2000, y es auditor interno del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001. Destacan también los cargos institucionales que ha desempeñado, como su presidencia en el Colegio Territorial de Administradores de Fincas del Principado de Asturias (desde octubre de 1997 a diciembre de 1999), fue presidente del Consejo de Administración del Grupo Megafincas SL (constituido por despachos profesionales de administradores de fincas de todo el territorio nacional entre 1998 y 2004), además de Vocal del Gabinete de Estudios del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas (CGCAFE) entre 2000 hasta 2004.