El Colegio Oficial de Administradores de Fincas (COAF) de Huelva y la empresa de ‘Sistemas seguridad 8×8’, celebraron una Jornada formativa que se centró en los aspectos tecnológicos y de vídeo vigilancia que pueden incorporar las comunidades de propietarios, así como a los servicios de Protección de Datos que deben contemplarse de forma paralela, explicados por el consultor Francisco José Fuentes.
La Vocal de Formación de la Junta de Gobierno, Rocío Pérez, agradeció a ‘8×8’, en nombre del Colegio y de los asistentes, que les facilitaran esa formación específica, “pues se trata de un conocimiento muy práctico para que nuestros administradores colegiados puedan recomendar las mejores soluciones de seguridad a sus administrados”.
El responsable del Grupo ‘8×8 Sistemas de Seguridad’, Rafael Pecellín, desgranó la multitud de servicios que ofrecen y, muy particularmente, la capacidad de su compañía por adaptarse a cualquier proyecto de los que les encargan, por difícil que parezca, “ya sea en una urbanización, un edificio, una vivienda particular, una nave industrial o una gasolinera, es decir, que hacemos proyectos a la medida”. Desde ‘8×8’ destacaron también las facilidades en la contratación, con sistemas de renting de cuatro años de duración, que les están dando muy buen resultado, como método de prueba para los clientes, que pueden experimentar cómo funciona el sistema durante ese periodo.
En los aspectos técnicos, la charla resolvió muchas dudas respecto a los mejores lugares para ubicar cámaras de vigilancia, o incluso cámaras ‘falsas o disuasorias’ un producto más económico por el que también optan muchos clientes. Además, se mencionaron equipos de vídeo detección, barreras perimetrales u otros elementos que pueden hacer de nuestro inmueble un lugar más seguro.
La empresa ‘8×8’ se encuentra por toda España y en Huelva posee sus oficinas en La Palma del Condado, pero tiene clientes a por toda la costa (Lepe, Islantilla, El Portil, El Rompido) y en Huelva capital. Una vez que la comunidad de propietarios o el particular requieren sus servicios “nos acercamos para estudiar el mejor sistema para cada cliente, y asignamos un equipo humano que hace un seguimiento de la instalación, que acude a resolver cualquier duda sobre el mantenimiento”, destaca Pecellín sobre el Servicio Postventa como el gran “valor añadido respecto a las grandes compañías multinacionales que prácticamente ni se acercan por las instalaciones”.
Otro gran elemento diferenciador respecto a esas grandes empresas, que se anuncian en radio y televisión, son los precios y la variedad de cámaras que saben instalar en 8×8: “Nosotros no estamos centrados en vender un único sistema de alarmas como hacen esas compañías, que tienen un pack que le venden a cualquier tipo de cliente”, explicó Pecellín, “nosotros, además de ser un porcentaje más baratos que ellos, instalamos hasta 15 modelos de cámara, pues tenemos diversos proveedores y elegimos las que mejor se adaptan a las necesidades de cada lugar, sin tener que ser siempre un mismo modelo y marca, como hacen esas compañías”, aclaró.
SERVICIOS MÁS DEMANDADOS
En ‘8×8’ están instalando todo tipo de cámaras, por IP (cableada) o por Wi-fi (inalámbrica), que tengan almacenadas las imágenes que capturan en red o en el propio disco duro del aparato, cámaras con baterías, etc; así como controles de acceso para piscinas y zonas restringidas mediante huella, llavero o tarjeta, o alarmas en zonas comunes, aspecto que despertó especial interés entre los colegiados presentes.
Con todo este tipo de cámaras, incluso las denominadas disuasorias o ‘de mentira’, además de instalarlas y elegir las más adecuadas para el cliente, en 8×8 se encargan también de “legalizarlas”, ya que debe haber un control exhaustivo de este tipo de recurso tecnológico y de seguridad con la Policía: “Evidentemente, las ventajas de las cámaras de seguridad falsas son su menor coste, tanto en la adquisición como en el mantenimiento, y es una opción también muy demandada”, aclaró Juan Manuel Beltrán, técnico especialista en seguridad de 8×8.
En general, se trata de un sector que se está viendo beneficiado de los adelantos tecnológicos, por lo que “todos los sistemas que instalamos también van al móvil”, aclara Beltrán, quien añadió que en los últimos tiempos 8×8 implanta igualmente sistemas de control de asistencia para que las empresas puedan cumplir con la nueva Ley contra el absentismo laboral o la contabilización de las horas extras.
SISTEMA DE ALARMAS CONTRA LA ‘OCUPACIÓN ILEGAL’
Uno de los incentivos más interesantes que ofrece la instalación de Sistemas de Alarma en viviendas particulares es su “efecto de prueba para la Policía frente a intrusiones, ya sea en viviendas habitadas o deshabitadas por cualquier circunstancia”. Según los últimos cambios en la normativa “cuando saltan las alarmas y la Policía recibe el aviso se puede expulsar a los intrusos en las siguientes 48 horas, sin necesidad de tener que entrar en todo el proceso judicial, con el perjuicio tremendo para las familias afectadas, el daño económico y a la vivienda”, explicó Pecellín.
Por esta razón, son muchos los bancos que están instalando alarmas en viviendas que tienen desocupadas y a la espera de ser vendidas, o incluso las propias comunidades de propietarios, ante el temor a sufrir ese problema por tener una vivienda vacía en su inmueble, por lo que colocan ellos mismos las alarmas en dicha vivienda, para no ser víctima de ocupación y sufrir durante años los trastornos que eso puede acarrearles.
PROTECCIÓN DE LOS DATOS DE SEGURIDAD
La vigilancia y la seguridad están estrechamente ligadas también a la preservación de la seguridad en la imagen y la privacidad de aquellas personas que salen reflejadas en dichas grabaciones, y para profundizar en ello participó en la Jornada Formativa el consultor y CEO de Seinin, Consultoría en protección de datos afincada en Huelva desde 1999, cuyo titular es Francisco José Fuentes, delegado de Protección de Datos.
Lo primero que se abordó en este apartado fueron los requisitos que hay que reunir para poder legalizar una cámara, tales como “estar incluido en el registro de la Policía, así como un cartel claramente visible en la zona de acceso de la comunidad de propietarios, y una dirección a la que poder dirigirse”.
Según explicó Francisco José Fuentes, otro de los primeros pasos que se tienen que tener en cuenta al instalar un equipo de video vigilancia en un edificio es la aprobación de un Acta de la Comunidad sobre dicha instalación, tanto si es a petición de la propia comunidad como si es deseo de un particular para instalar la cámara, para su tranquilidad, en un área concreta común. En caso contrario, “no podríamos emplear las grabaciones de dicha cámara y estaríamos incurriendo en violaciones de la Ley de Protección de Datos, en tanto nuestra identidad y nuestra imagen están especialmente protegidas por dicha Ley”, explicó.
Aparte de esa premisa, y aun teniendo el permiso de la comunidad de propietarios, “las cámaras deben procurar enfocar el menor espacio posible de la vía pública, y si salen en las grabaciones personas de la calle estamos obligados a ‘enmascararlas’, es decir, haciéndolas no reconocibles, porque no podemos permitir que esas grabaciones sean usadas para controlar la vida de ningún vecino o ciudadano”.
Para todas estas acciones existe una ‘Guía Sectorial de la Protección de Datos’ específica para los Administradores de Fincas, “realmente muy recomendable”, aclaró Fuentes, quien es el consultor en Protección de Datos de diversos colegios profesionales onubenses, además de para empresas.
RESPONSABILIDADES PENALES DE LOS ADMINISTRADORES DE FINCAS
En cuanto a los A.F., están obligados a conocer todos los aspectos de esta Ley “pues son una figura que está considerada por la nueva Ley de Protección de Datos a velar por el cumplimiento de la misma, dado que la Agencia estatal puede incluso pedir responsabilidad o eximir de las mismas a los profesionales que incurran en alguno de estos errores”. Los Administradores, pues, son encargados de tratar esos datos y como actividad económica velarán por proteger los datos de los empleados contratados, etc.
Para que se conserva y trate esa información debe haber un Fichero. Desde el 25 de abril de 2018 está en vigor el Reglamento Europeo, donde se dice que el Registro de Actividad del Tratamiento es obligatoria y que los Administradores de Fincas han de tener un registro del Acta del Tratamiento de esos Datos.
Por lo tanto, y según señala la Guía Sectorial respecto a la información de las cámaras, el Libro de Actas debe reflejar los datos, la información que se pueda exhibir y quién asume la representación a la hora de manejar esas imágenes y “es la comunidad de propietarios la que tiene que demostrar que cumple con la Protección de Datos, en eso la Ley es clarísima, no basta con un expediente y la firma del Administrador de Fincas”, resaltó Francisco José Fuentes, quien recordó que es “conveniente, una Asamblea extraordinaria en dicha comunidad para tratar la Protección de Datos”.
CASOS Y EJEMPLOS PARTICULARES
Se presentaron múltiples dudas entre los asistentes y propuestas de casos prácticos, como saber si un particular puede o no colocar cámaras de video vigilancia y si ha de contar con el permiso de la comunidad: “En cualquier caso, hay que avisar a las personas de que van a ser grabadas y no puede hacerse sin el consentimiento de la comunidad. Cuando un particular va a coger parte de la vía pública tiene que cumplir los mismos requisitos que una comunidad de propietarios”, aclaró Fuentes, argumentando que la imagen de una persona es considerada parte de sus Datos Personales. Pasa de manera similar a cuando queremos grabar una reunión de la Comunidad de Propietarios, que hay que recoger en el Acta que puede ser grabada.
En cuanto a los prestadores de servicios a dicha comunidad, operarios de cualquier tipo o trabajadores de limpieza, conserjes, etc. que estén contratados por la comunidad (y no a una empresa de terceros) debe haber un documento que formalice la cesión de los datos de estos trabajadores al administrador de fincas.
En otro orden de materias, también relacionadas con la protección de Datos, el consultor no recomienda el uso de grupos de Whatsapp para tratar las materias de la administración de fincas, y sí quizás las listas de distribución, que pueden mantener mejor el anonimato de quien pertenece al grupo y recibe la información.
DELEGADOS DE PROTECCIÓN EN COMUNIDADES Y COLEGIOS PROFESIONALES
Por último, Fuentes, como especialista y colaborador de ‘8×8 Seguridad’, recordó que es recomendable que las comunidades de propietarios cuenten con un delegado de Protección de Datos porque, aunque no es obligatorio, “sí es oportuno que se haga una adecuación a esta Ley de Protección de Datos y para ello la figura del Administrador de Fincas sería la apropiada para recomendar esa consulta a los comuneros, tanto para prevenir de violaciones de acceso, ataques de virus informáticos o saber cómo ejercer algún derecho concreto en ese campo”.
De igual forma, Fuentes señaló que “aquellos técnicos o profesionales que engañen o digan, ante cierta confusión que puede haber, que es obligatoria una formación en Protección de Datos para las comunidades, están incurriendo en mala praxis”.
Por contra, sí tienen obligación de contar con un Delegado en Protección de Datos los propios colegios profesionales porque tienen una responsabilidad con todos sus colegiados y son corporaciones de derecho público y se está haciendo verdadero hincapié en el fomento de la cultura del respeto a la privacidad de todas las personas, al igual que se fue implantando en su momento la cultura de la Prevención de Riesgos Laborales.